Organiser un séminaire, un week-end ou un atelier d’entreprise est une superbe idée pour améliorer la cohésion ou la communication dans une entreprise. C’est l’occasion de réunir tous les employés dans un cadre différent de celui du travail, pour apprendre des choses, se former ou tout simplement resserrer les liens entre collègues. Pourtant, parfois, le plus compliqué est de trouver le lieu parfait qui convient à tout le monde et répond à toutes les attentes. Pour s’assurer de bien choisir, il y a quelques critères à prendre en compte.
Plan de l'article
Quel est l’objectif de l’évènement ?
La première chose à définir pour choisir au mieux son lieu est de comprendre quel est le but de la rencontre. Est-ce que l’on organise un séminaire d’entreprise, un week-end de vacances, etc. Les lieux pour un atelier coaching où un séminaire de formation ne seront clairement pas les mêmes. La nature de l’évènement va complètement changer le choix d’un lieu et surtout l’ambiance que l’on souhaite y apporter. Pour motiver les salariés ou faciliter les échanges, on va privilégier des lieux plus conviviaux et des espaces agréables.
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On trouve des lieux particulièrement pratiques à la fois pour accueillir suffisamment de personnes, mais surtout pour complètement sortir du cadre du travail. Il est tout à fait possible de trouver un lieu de vacances pour accueillir tout le monde et tout même accomplir des objectifs. Que le but soit tout simplement de créer une bonne entente ou de former des personnes, plus l’endroit est agréable à vivre, plus l’expérience est mémorable.
Combien de personnes sont invitées ?
Un autre paramètre évident à prendre en compte est le nombre de personnes inclut dans le voyage. En effet, lorsque l’on cherche à faire un grand séminaire avec toute l’entreprise, il peut être difficile de trouver des lieux disponibles. Cela dépend aussi de la nature du séminaire et si cela concerne tout le monde. On peut très bien organiser des voyages pour seulement quelques membres pour resserrer les liens ou même célébrer l’arrivée d’un nouveau membre.
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Le nombre de personnes va demander évidemment des proportions différentes, tant en matière de possibilité d’accueil, de logement, mais aussi de fournitures. Il faut prévoir des possibilités de restauration en conséquence et de quoi avoir suffisamment d’espace pour que tout le monde se sente à l’aise.
Quel est le budget ?
Évidemment, on ne peut pas prévoir de séminaire ou de week-end d’entreprise sans allouer un certain budget. Cela peut changer beaucoup de choses dans le choix du lieu d’hébergement. Afin qu’il n’y ait pas de surprise, il faut réfléchir à l’avance au coût que cela peut représenter. Ainsi, dans le calcul du budget, il faut prendre en compte plusieurs paramètres. Tout d’abord le coût de la location du lieu, mais également le coût du transport, de la location éventuelle du matériel, et d’autres services additionnels. On peut par exemple louer les services d’un traiteur pour la restauration sur le lieu d’hébergement ou l’on peut aussi choisir de faire une activité de groupe à proximité. Ainsi, il faut prendre tout cela en compte afin de n’avoir aucune surprise et d’allouer suffisamment de ressources.
Quels sont les critères de choix pour le lieu idéal ?
Afin de trouver le lieu idéal pour son événement d’entreprise, il faut prendre en compte plusieurs critères qui permettront de répondre aux attentes et besoins des participants. La localisation du lieu doit être accessible pour tous les participants. Si certains sont amenés à venir de loin, il est nécessaire que le lieu soit proche des transports en commun ou facilement accessible depuis l’aéroport, par exemple.
L’espace disponible doit être suffisant pour accueillir tous les participants et leurs activités. Il est préférable d’avoir un espace modulable afin que chacun se sente à l’aise dans sa zone respective.
Comment réserver le lieu et s’assurer de sa disponibilité ?
Une fois que le lieu idéal pour l’événement d’entreprise a été choisi, la prochaine étape est de le réserver. Cela peut être plus difficile que prévu si l’on ne sait pas où chercher et comment s’y prendre.
Il faut vérifier la disponibilité du lieu à la date souhaitée. Il faut contacter directement les propriétaires ou gestionnaires des lieux via leur site web ou leur numéro de téléphone afin d’avoir une réponse rapide et précise.
La plupart des lieux demandent un dépôt non remboursable pour garantir la réservation. Il faut bien lire les termes.
Vous pouvez aussi envisager l’utilisation d’une plateforme en ligne qui référence plusieurs espaces disponibles à louer pour ce genre d’événement.
Le choix final dépendra néanmoins du budget dont vous disposez, mais aussi des différentes options proposées par chaque prestataire spécialisé dans l’hospitalité événementielle.
