De nos jours, les clauses de confidentialité s’imposent dans les contrats de structures. Celles-ci peuvent être ratifiées à divers niveaux de la relation : dans le cadre de la relation contractuelle, au moment des pourparlers, au cours de la relation contractuelle. En raison de son importance, toutes les entreprises doivent en avoir à son actif. Alors, comment pouvez-vous rédiger ces clauses de confidentialité ? Retrouvez les éléments de réponse au travers de cet article !
Plan de l'article
- Les clauses de confidentialité pour vos sociétés : de quoi s’agit-il réellement ?
- Les clauses de confidentialité pour vos sociétés : comment effectuer sa rédaction ?
- Les clauses de confidentialité pour vos sociétés : quelles sont les conséquences en cas de violations ?
- Les clauses de confidentialité pour vos sociétés : comment les faire respecter ?
- Les clauses de confidentialité pour vos sociétés : quelles sont les bonnes pratiques pour les mettre à jour régulièrement ?
Les clauses de confidentialité pour vos sociétés : de quoi s’agit-il réellement ?
Aussi appelées NDA, les clauses de confidentialité favorisent un échange des informations sensibles aux parties lors des relations commerciales. En réalité, un non disclosure agreement (NDA) se stipule lors des processus de cession de sociétés, de contrats de prestations de services, de pacte des actionnaires.
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Ceci pourrait également se stipuler au cours des contrats de travail. Au cas où le salarié serait soumis à une obligation de confidentialité au cours de la réalisation de son contrat de travail, la clause de confidentialité offre un laotien de cette obligation.
Et ce, même après rupture du contrat de travail. Toutefois, vous devez le préciser. Non encadrée avec les dispositions légales, les parties peuvent préciser le champ de réalisation. Mis à part ceci, elles profitent d’une liberté contractuelle assez vaste.
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Les clauses de confidentialité pour vos sociétés : comment effectuer sa rédaction ?
En règle générale, les clauses de confidentialité stipulent des obligations de « ne pas faire ». Par exemple :
- Ne pas divulguer
- Ne pas utiliser
- Garder les secrets
Le plus important de la clause de confidentialité se trouve dans la détermination de son champ de réalisation. Plus précisément, dans la définition précise des informations secrètes. Alors, pour définir ce champ, vous déterminerez les informations par deux manières. En premier lieu, il y a une définition englobante qui prévoit par exemple que la définition de toutes les informations ne soit précise.
En second lieu, il y a une énumération exhaustive des informations confidentielles en cause. Plus concrètement en annexe, lors de la progression de la relation contractuelle. Couramment, certaines exceptions sont prévues pour le droit de confidentialité. Les informations connues du grand public sont exclues des clauses de confidentialité. En outre, il est encore prévu une exception pour les cas où les autorités compétentes réclameraient la communication de ces informations.
Cette clause prévoit aussi une liste de personnes autorisées. Ceci permettra de tenir compte des intérêts du cocontractant assujettis au droit de confidentialité. De ce fait, les individus qui profitent du droit légitime à prendre connaissance des informations secrètes y accèderont. Par ailleurs, les clauses prévoient aussi une durée de ne pas divulguer. Le cas échéant, elle serait conclue pour une période illimitée et s’effectuera à tout moment.
Les clauses de confidentialité pour vos sociétés : quelles sont les conséquences en cas de violations ?
Rappelez-vous que les clauses de confidentialité représentent un contrat. De ce fait, sa violation pourrait entraîner un engagement de responsabilité contractuelle à son auteur. Par conséquent, elle entraîne les dommages-intérêts.
De surcroît, le cocontractant payera un montant forfaitaire. Dans le même temps, la divulgation des informations confidentielles serait susceptible de justifier le licenciement du salarié pour manquement à son obligation de discrétion et de loyauté.
Les clauses de confidentialité pour vos sociétés : comment les faire respecter ?
Une fois que vous avez rédigé des clauses de confidentialité rigoureuses, il faut mettre en place des mesures pour les faire respecter. Voici quelques conseils pratiques pour garantir l’efficacité de vos clauses :
Sensibiliser et former : il faut sensibiliser les employés à la confidentialité et aux conséquences en cas de violation. Organisez des sessions de formation régulières afin d’expliquer clairement les obligations liées à la protection des informations sensibles.
Contrôler l’accès aux informations confidentielles : Limitez autant que possible le nombre d’employés ayant accès à ces informations. Mettez aussi en place un système sécurisé permettant d’enregistrer toutes les activités relatives aux données confidentielles, telles que leur consultation ou leur modification.
Renforcer la sécurité informatique : Assurez-vous que votre infrastructure informatique dispose des dernières technologies de sécurité pour protéger vos données contre tout accès non autorisé ou toute fuite éventuelle.
Privilégier le secret professionnel : Encouragez vos employés à adopter une attitude professionnelle basée sur le strict respect du secret professionnel, quelles que soient leurs relations personnelles avec des tiers pouvant être intéressés par ces informations.
Introduire des sanctions dissuasives : N’hésitez pas à prévoir dans vos contrats une clause spécifique prévoyant des sanctions dissuasives en cas de violation délibérée ou négligente • cela renforcera considérablement l’effet dissuasif auprès de vos collaborateurs.
Surveiller et détecter rapidement toute violation potentielle : Misez sur une veille proactive pour détecter toute activité suspecte ou tout comportement pouvant indiquer une violation imminente. Réagissez rapidement en engageant des actions disciplinaires et judiciaires si nécessaire.
En appliquant ces mesures, vous renforcerez la protection de vos informations confidentielles et minimiserez les risques de violations. N’oubliez pas que la confidentialité est un atout majeur pour votre entreprise qui mérite une attention constante.
Les clauses de confidentialité pour vos sociétés : quelles sont les bonnes pratiques pour les mettre à jour régulièrement ?
Une fois que vous avez rédigé vos clauses de confidentialité, vous devez les mettre à jour régulièrement pour rester en conformité avec les évolutions législatives et technologiques. Voici quelques bonnes pratiques à suivre :
Suivre l’actualité juridique : Les lois relatives à la protection des données personnelles évoluent constamment. Il est donc crucial de suivre attentivement l’actualité juridique afin d’être informé des changements qui pourraient impacter vos clauses de confidentialité.
Effectuer une revue périodique : Planifiez des revues régulières de vos clauses de confidentialité pour vous assurer qu’elles sont toujours adaptées aux activités et aux besoins spécifiques de votre entreprise. N’hésitez pas à faire appel à un professionnel du droit spécialisé dans la protection des données personnelles pour obtenir un avis objectif.
Prendre en compte les nouvelles technologies : Avec l’émergence continue de nouvelles technologies, telles que l’intelligence artificielle ou le cloud computing, vous devez tenir compte de leurs impacts sur la protection des données.
Consultation auprès des parties prenantes internes et externes : Impliquez toutes les parties prenantes concernées par la gestion des informations confidentielles dans le processus de mise à jour des clauses (direction générale, département juridique, département informatique). Vous pouvez aussi solliciter les retours et suggestions des partenaires commerciaux ou clients qui peuvent avoir leurs propres exigences en matière de confidentialité.
Rédaction claire et précise : Veillez toujours à ce que vos clauses de confidentialité soient rédigées de manière claire et précise. Utilisez un langage simple, évitez les termes techniques et veillez à ce que les obligations et droits des parties soient clairement définis.
